Gebäudeversicherung bei Verwalterwechsel: Die vollständige Checkliste

Was passiert mit der Gebäudeversicherung beim Verwalterwechsel?

Rechtlich passiert mit dem Versicherungsvertrag zunächst nichts: Er besteht zwischen dem Versicherer und dem Versicherungsnehmer und bleibt vom Wechsel der Hausverwaltung unberührt. Weder endet der Vertrag, noch ändern sich Deckungsumfang, Versicherungssumme oder Beitrag. Was sich ändert, ist die Person, die den Vertrag für den Versicherungsnehmer verwaltet, Erklärungen abgibt und Schäden meldet. Genau an dieser Schnittstelle entstehen beim Verwalterwechsel die meisten Versicherungsrisiken.

Bestehende Verträge laufen weiter

Ein Verwalterwechsel ist kein Versicherungsfall, und nach dem VVG entsteht durch ihn auch kein Sonderkündigungsrecht. Der Vertrag läuft mit seinen bisherigen Bedingungen, Klauseln, Selbstbehalten und Laufzeiten weiter, bis er nach den allgemeinen Regeln endet: durch ordentliche Kündigung zur Hauptfälligkeit (§ 11 VVG), durch Kündigung nach einem Versicherungsfall (§ 92 VVG) oder durch Aufhebung. Für den neuen Verwalter bedeutet das: Er übernimmt nicht nur die Verträge, sondern auch alle Schwächen, die in ihnen angelegt sind.

Versicherungsnehmer und Vertretungsbefugnis

In einer Wohnungseigentumsanlage ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) rechtsfähig (§ 9a WEG) und in aller Regel Versicherungsnehmerin der Gebäudeversicherung für das gemeinschaftliche Eigentum. Der Verwalter vertritt sie nach § 9b Abs. 1 WEG gerichtlich und außergerichtlich. Im Innenverhältnis darf er nach § 27 WEG ohne Beschluss nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung treffen oder solche, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind; weitere Befugnisse können durch Beschluss eingeräumt werden. Gegenüber dem Versicherer weist sich der neue Verwalter mit dem Bestellungsbeschluss aus; soweit eine öffentlich beglaubigte Urkunde verlangt wird, genügt nach § 26 Abs. 4 WEG die Niederschrift über den Bestellungsbeschluss mit öffentlich beglaubigten Unterschriften.

Bei älteren Verträgen steht im Versicherungsschein oft eine Bezeichnung wie „WEG Musterstraße 12, vertreten durch Hausverwaltung X“. Diese Angabe beschreibt in der Regel nur die damalige Vertretung und macht die Verwaltung nicht zur Vertragspartei. Anders kann es sein, wenn die Vorverwaltung selbst einen Rahmenvertrag abgeschlossen hat, dem die Objekte beigetreten sind. Manche Rahmenverträge sehen vor, dass Objekte beim Verwalterwechsel ausscheiden oder umgestellt werden müssen. Ob das so ist, ergibt sich nur aus dem Rahmenvertrag selbst. Diese Frage gehört deshalb an den Anfang jeder Übernahme.

Meldung an den Versicherer

Das VVG enthält keine Vorschrift, nach der der Wechsel der Hausverwaltung dem Versicherer angezeigt werden muss. Der Wechsel ist für sich genommen auch keine Gefahrerhöhung. Die Mitteilung ist aber aus einem anderen Grund wichtig: Der Versicherer schreibt an die Anschrift, die bei ihm hinterlegt ist, häufig die der Vorverwaltung. Zahlungsaufforderungen, Mahnungen oder Kündigungen können dort ankommen, ohne dass der neue Verwalter davon erfährt. Ob ein solches Schreiben dem Versicherungsnehmer rechtlich zugegangen ist, hängt vom Einzelfall ab. Für den Fall, dass der Versicherungsnehmer eine Änderung seiner Anschrift nicht mitteilt, lässt § 13 VVG sogar die Absendung eines Einschreibens an die letzte bekannte Anschrift genügen; die Erklärung gilt dann drei Tage nach Absendung als zugegangen. Auf eine solche Auslegung sollte es keine Verwaltung ankommen lassen.

Empfehlenswert ist deshalb eine schriftliche Mitteilung an jeden Versicherer, bei Maklerbetreuung über den Makler, mit Bestellungsnachweis, neuer Korrespondenzanschrift, Ansprechpartner, gegebenenfalls neuer Bankverbindung und der Bitte um Bestätigung sowie um Übersendung einer aktuellen Vertrags- und Schadenübersicht.

Maklervollmachten

Ist ein Versicherungsmakler eingeschaltet, kommt es darauf an, wer die Maklervollmacht erteilt hat. Hat die Gemeinschaft oder der Eigentümer sie erteilt, vertreten durch die damalige Verwaltung, gilt sie grundsätzlich fort, bis sie widerrufen oder der Maklervertrag beendet wird. Hat dagegen die Vorverwaltung den Makler für ihren gesamten Bestand im eigenen Namen beauftragt, ist offen, ob und für wen der Makler nach dem Wechsel noch tätig sein darf. In beiden Fällen sollte der neue Verwalter die Vollmachten anfordern, prüfen und klären, ob die Betreuung fortgeführt oder neu geregelt werden soll. Ein Maklerwechsel setzt eine neue Maklervollmacht des Versicherungsnehmers voraus; in einer WEG empfiehlt sich dafür ein Beschluss, sofern der Verwalter nicht bereits ausdrücklich befugt ist.

Unterschiede zwischen WEG- und Mietverwaltung

Welche Versicherungsunterlagen müssen übernommen werden?

Der neue Verwalter braucht für jedes Objekt alle Unterlagen, aus denen sich Deckungsumfang, Werte, Kosten, Fristen und laufende Vorgänge ergeben. Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB). Nach dessen Ende muss die Vorverwaltung herausgeben, was sie zur Ausführung erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat (§ 667 BGB), und Auskunft und Rechenschaft geben (§ 666 BGB). Anspruchsinhaber ist die Gemeinschaft bzw. der Eigentümer; der neue Verwalter macht den Anspruch für sie geltend. Eine bestimmte Frist für die Übergabe nennt das Gesetz nicht.

Fehlen Unterlagen und liefert die Vorverwaltung nicht, sollten Kopien beim Versicherer angefordert werden. Einen gesetzlichen Anspruch gibt § 3 VVG auf einen neuen Versicherungsschein, wenn das Original abhandengekommen oder vernichtet ist, und auf Abschriften der Erklärungen, die der Versicherungsnehmer selbst zum Vertrag abgegeben hat; die Kosten trägt der Versicherungsnehmer. Vertrags- und Schadenübersichten stellen Versicherer in der Praxis meist auf Anfrage bereit. Ist ein Makler eingeschaltet, liegen dort oft vollständige Vertrags- und Schadenübersichten vor. Fehlende Unterlagen sollten in einem Übergabeprotokoll festgehalten werden. Das schützt den neuen Verwalter, weil später nachvollziehbar ist, was bei Amtsantritt vorlag.

Die ersten 30 Tage nach dem Verwalterwechsel

Ein fester Ablaufplan verhindert, dass in der Übergangsphase Fristen, Zahlungen oder Schäden verloren gehen. Die folgenden Zeiträume sind organisatorische Empfehlungen aus der Praxis, keine gesetzlichen Fristen. Gesetzliche oder vertragliche Fristen, etwa für eine unverzügliche Schadenmeldung oder eine Zahlungsfrist aus einer Mahnung, laufen unabhängig davon und haben immer Vorrang.

Wichtig ist die Reihenfolge: Erst wird gesichert, dass neue Schäden gemeldet und Zahlungsaufforderungen erkannt werden, dann folgt die inhaltliche Prüfung. Ein Bestand mit 30 Objekten lässt sich in 30 Tagen gut erfassen; die vollständige fachliche Bewertung kann je nach Datenlage länger dauern.

Die zehn häufigsten Versicherungsrisiken beim Verwalterwechsel

Die meisten Probleme entstehen nicht durch den Wechsel selbst, sondern durch Informationen, die beim Wechsel verloren gehen. Diese zehn Risiken begegnen uns in der Praxis am häufigsten:

1. Deckungslücken: Einzelne Objekte oder Gebäudeteile sind nicht versichert, Verträge sind ausgelaufen oder vom Versicherer gekündigt worden, ohne dass ein Anschlussvertrag besteht.
2. Fehlende Unterlagen: Ohne Nachträge und Bedingungen lässt sich nicht beurteilen, was versichert ist. Im Schadenfall fehlt dann die Grundlage für die Prüfung der Regulierung.
3. Unterversicherung: Ist die Versicherungssumme zu niedrig, kann der Versicherer die Entschädigung nach § 75 VVG im Verhältnis kürzen. Häufige Ursachen sind ein veralteter Wert 1914, nicht gemeldete Ausbauten oder fehlende Flächen. Mehr dazu im Beitrag zur Unterversicherung bei Mehrfamilienhäusern.
4. Vorschäden und Schadenquote: Eine hohe Schadenfrequenz kann zu Sanierungsforderungen oder zur Kündigung nach einem Versicherungsfall führen (§ 92 VVG). Der neue Verwalter sollte wissen, wie der Versicherer den Vertrag bewertet. Hintergrund im Beitrag zur Gebäudeversicherung mit Vorschäden.
5. Ausstehende Beiträge: Ist ein Folgebeitrag nicht gezahlt und hat der Versicherer eine qualifizierte Mahnung mit mindestens zwei Wochen Zahlungsfrist gesetzt, ist er nach Fristablauf für Versicherungsfälle leistungsfrei, solange der Verzug andauert, und kann kündigen (§ 38 VVG). Wechselt beim Verwalterwechsel das Bankkonto, muss auch das SEPA-Mandat erneuert werden.
6. Fehlende Elementardeckung: Überschwemmung, auch durch Starkregen, und witterungsbedingter Rückstau sind in der Wohngebäudeversicherung nur versichert, wenn die weiteren Naturgefahren (Elementar) ausdrücklich vereinbart sind; in den GDV-Musterbedingungen ist das eine eigene Gefahrengruppe (A 1.3.2 VGB 2022). Siehe Elementarschäden versichern.
7. Übersehene Obliegenheiten: Leerstand, Frostschutz, Baumaßnahmen oder Nutzungsänderungen sind versicherungsrelevant. Verletzungen können bei grober Fahrlässigkeit zu Leistungskürzungen führen (§ 28 VVG). Details im Beitrag zu Obliegenheiten in der Gebäudeversicherung.
8. Laufende Schadenregulierungen: Gutachtertermine, Nachweisanforderungen und Fristen für die Wiederherstellung gehen unter, wenn niemand die Akte übernimmt.
9. Post an die alte Anschrift: Bleibt die Korrespondenzanschrift unverändert, landen Mahnungen oder Kündigungen bei der Vorverwaltung. Ob sie damit zugegangen sind, ist im Einzelfall zu prüfen (vgl. § 13 VVG); das Risiko, Fristen zu verpassen, besteht in jedem Fall.
10. Unklare Vollmachten und Rahmenverträge: Maklervollmachten oder Rahmenverträge, die an die Vorverwaltung gebunden sind, können mit dem Wechsel entfallen oder angepasst werden müssen.

Was passiert mit offenen Versicherungsschäden?

Offene Schäden bleiben Ansprüche des Versicherungsnehmers und werden vom neuen Verwalter weitergeführt. Der Anspruch gegen den Versicherer steht der Gemeinschaft bzw. dem Eigentümer zu, nicht der Hausverwaltung. Mit dem Wechsel ändert sich nur, wer die Regulierung betreibt. Damit nichts verloren geht, sollte jede offene Schadenakte bewusst übernommen werden.

Übernahme laufender Schadenakten

Für jeden offenen Schaden gehören in die Übergabe: Schadennummer, Schadentag und Schadenursache, Stand der Regulierung, bisherige Zahlungen des Versicherers, Fotos und Protokolle, beauftragte Handwerker und Sanierer, Gutachten, Kostenvoranschläge, Rechnungen sowie die vollständige Korrespondenz. Was fehlt, sollte beim Versicherer oder Makler angefordert werden.

Kommunikation mit dem Versicherer

Der Versicherer sollte je Schaden erfahren, wer künftig Ansprechpartner ist und wohin Zahlungen und Schreiben gehen sollen. Gleichzeitig empfiehlt es sich, den Stand aus Sicht des Versicherers abzufragen: Welche Unterlagen fehlen noch, welche Positionen sind anerkannt, welche strittig? Auskunftspflichten aus § 31 VVG und den Bedingungen gelten weiter und werden nun vom neuen Verwalter für den Versicherungsnehmer erfüllt.

Gutachten, Rechnungen und Zahlungsflüsse

Läuft ein Gutachten oder ein in den Bedingungen vorgesehenes Sachverständigenverfahren, sollte geklärt werden, wer Termine wahrnimmt und Stellungnahmen abgibt. Bei Rechnungen ist zu prüfen, ob sie bereits eingereicht, bezahlt oder an Handwerker abgetreten wurden. Zahlungen des Versicherers müssen auf ein Konto der Gemeinschaft bzw. des Eigentümers fließen; bei einem Kontowechsel ist die neue Bankverbindung rechtzeitig mitzuteilen. Ansprüche aus dem Verwaltervertrag der Vorverwaltung, etwa auf Herausgabe bereits vereinnahmter Gelder, sind davon getrennt zu verfolgen.

Fristen in laufenden Schäden

• Wiederherstellung: Nach den GDV-Musterbedingungen wird der Neuwertanteil nur gezahlt, wenn die Wiederherstellung innerhalb von drei Jahren nach Eintritt des Versicherungsfalls sichergestellt ist (A 17.6 VGB 2022). Viele Versicherer verwenden vergleichbare Regelungen; maßgeblich ist der jeweilige Vertrag.
• Nachweise: Fordert der Versicherer Belege an, sollte die Frist dafür im Fristenkalender stehen.
• Verjährung: Ansprüche aus dem Versicherungsvertrag verjähren grundsätzlich in drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind und der Anspruchsteller von den maßgeblichen Umständen Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen (§§ 195, 199 BGB). Ist ein Anspruch beim Versicherer angemeldet, ist die Verjährung bis zum Eingang seiner Entscheidung in Textform gehemmt (§ 15 VVG).
• Kündigung nach dem Schaden: Nach § 92 VVG können beide Seiten innerhalb eines Monats nach Abschluss der Verhandlungen über die Entschädigung kündigen. Eine solche Kündigung des Versicherers muss sofort erkannt werden, um rechtzeitig Anschlussschutz zu organisieren.

Wie eine Schadenmeldung strukturiert abläuft, erklärt der Beitrag zum Ablauf der Schadenmeldung. Zieht sich eine Regulierung ohne Grund hin, hilft der Beitrag zum Regulierungsverzug.

Muss die Gebäudeversicherung neu ausgeschrieben werden?

Nein. Eine Pflicht zur Neuausschreibung entsteht durch den Verwalterwechsel nicht. Sinnvoll ist aber in jedem Fall eine Bestandsprüfung, und in bestimmten Konstellationen kann sich eine Ausschreibung wirtschaftlich lohnen.

Eine Bestandsprüfung ist immer sinnvoll, weil der neue Verwalter nur so weiß, was er verwaltet: Deckungsumfang, Werte, Selbstbehalte, Obliegenheiten, Fristen und Schadenverlauf. Sie ist auch die Voraussetzung dafür, Eigentümer fundiert zu beraten und Beschlüsse vorzubereiten.

Eine Ausschreibung kann wirtschaftlich interessant sein, wenn:

• die Beiträge im Marktvergleich auffällig hoch sind oder in den letzten Jahren stark gestiegen sind,
• der Bestand sehr unterschiedliche Bedingungsgenerationen und Versicherer aufweist,
• wichtige Bausteine wie Elementar fehlen oder die Bedingungen veraltet sind,
• ein Versicherer gekündigt oder eine Sanierung verlangt hat,
• mehrere Objekte sinnvoll in einem Rahmenvertrag gebündelt werden können.

Zurückhaltung ist geboten, wenn die Schadenquote hoch ist und der Markt für das Objekt eng: Dann kann ein bestehender Vertrag wertvoller sein als ein theoretisch günstigeres Angebot. Bei jedem Neuabschluss sind die Fragen des Versicherers zu Vorschäden und Gefahrumständen wahrheitsgemäß zu beantworten (§ 19 VVG). In einer WEG entscheidet über den Wechsel des Versicherers grundsätzlich die Eigentümerversammlung. Wie ein strukturierter Vergleich abläuft, zeigt der Beitrag zur Ausschreibung der Gebäudeversicherung; welche Bausteine dazugehören, erklärt der Beitrag zu den Bausteinen der Gebäudeversicherung.

Wer haftet bei Fehlern während des Verwalterwechsels?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Ob und wer haftet, hängt davon ab, wer zu welchem Zeitpunkt welche Pflicht hatte, ob diese verletzt wurde, ob dadurch ein Schaden entstanden ist und ob die Pflichtverletzung zu vertreten ist. Grundlage ist regelmäßig § 280 Abs. 1 BGB in Verbindung mit dem jeweiligen Vertrags- oder Amtsverhältnis.

Für Verwaltungen ist zudem die eigene Absicherung relevant: Wohnimmobilienverwalter müssen für ihre Erlaubnis nach § 34c GewO den Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung erbringen (§ 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO). Welche Haftungsrisiken Hausverwaltungen typischerweise treffen, erläutert der Beitrag Verwalterhaftung: Wann haftet die Hausverwaltung?. Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Praxisbeispiel – Übernahme von 30 Mehrfamilienhäusern

Das Beispiel ist fiktiv und dient nur der Veranschaulichung. Zahlen und Abläufe sind typisiert.

Ausgangslage: Eine Hausverwaltung übernimmt zum Quartalsbeginn von einem ausscheidenden Verwalter 30 Mehrfamilienhäuser mit zusammen 450 Wohneinheiten: 18 Wohnungseigentümergemeinschaften und 12 Mietshäuser von drei Eigentümergesellschaften. Die Gebäude sind bei fünf verschiedenen Versicherern versichert, mit Bedingungswerken aus drei Generationen. Vier Objekte gehören zu einem Rahmenvertrag, den der Vorverwalter über einen Makler für seinen Bestand abgeschlossen hatte. Bei Übernahme sind sieben Schäden offen: fünf Leitungswasserschäden, ein Sturmschaden und ein Brandschaden mit laufendem Gutachten.

Ergebnis: Die akuten Risiken, also Zahlungsverzug und der Wegfall des Rahmenvertrags, werden innerhalb der ersten Wochen erkannt und gelöst. Die strukturellen Themen wie Unterversicherung und Elementar werden über Beschlüsse und Eigentümerentscheidungen bearbeitet. Die offenen Schäden laufen ohne Unterbrechung weiter, und der Brandschaden wird nach Abschluss des Gutachtens reguliert. Für die neue Verwaltung ist zudem dokumentiert, welche Lücken bei Übernahme bestanden.

Checkliste mit 20 Prüfpunkten

Mit diesen 20 Prüfpunkten lässt sich die Übernahme der Gebäudeversicherungen strukturiert abarbeiten. Die Checkliste ist eine allgemeine Prüfhilfe. Sie ersetzt keine Vertrags- oder Rechtsprüfung; maßgeblich sind Verwaltervertrag, Beschlüsse und die konkret vereinbarten Versicherungsbedingungen.

Fazit: Verwalterwechsel als Anlass für einen sauberen Versicherungsbestand

Beim Verwalterwechsel bleibt die Gebäudeversicherung bestehen, aber das Wissen über sie geht leicht verloren. Wer in den ersten Tagen Erreichbarkeit, Zahlungswege und offene Schäden sichert, anschließend alle Unterlagen vollständig erfasst und danach Werte, Deckungsumfang und Fristen bewertet, übernimmt einen Bestand, den er kennt und gegenüber Eigentümern vertreten kann.

Die wichtigsten Schritte zusammengefasst: Versicherer und Makler informieren, Unterlagen anfordern und Lücken dokumentieren, Beiträge und Fristen sichern, offene Schäden aktiv weiterführen, Versicherungssummen und Elementarschutz prüfen und den Handlungsbedarf den Eigentümern zur Entscheidung vorlegen. Ob danach eine Ausschreibung sinnvoll ist, zeigt erst die Bestandsprüfung.